Lean Office – Implementação e Aumento da Produtividade

Em diversas empresas, ao focar na produção, muitas vezes os processos administrativos permanecem esquecidos, no entanto parte do tempo gasto no processo de execução das atividades se deve à burocracia envolvida e a forma de comunicação entre as áreas especificas. A implementação do pensamento Lean Office pode contribuir com a produtividade, uma vez que reduz o tempo de execução.

Linha evolutiva Lean Office

A utilização dessa filosofia vem se expandindo tanto em empresas de serviços como em indústrias. Após o sistema Toyota de produção, elaborado a mais de trinta anos, se tornar tendência mundial na produção de bens e serviços utilizando os métodos Just in Time (JIT), qualidade total e o mais recente: Lean.

 

O que é Lean Office?

O Lean Office é uma evolução adaptativa do Lean Manufacturing, mas com uma diferença excepcional. O Lean Manufacturing aborda de maneira bem visível os diversos cenários de trabalho, uma vez que se tratam de processos com fluxos físicos. Já no Lean Office os cenários de trabalho são de difícil percepção, pois se tratam de processos não físicos.

Com isso, o Lean Office é um instrumento de gestão voltado para processos em que o fluxo de valor não esteja vinculado aos materiais, e sim as informações e conhecimentos. Ou seja, enquanto o Lean Manufacturing o objetivo é eliminar as perdas de produtividade nas linhas de produção das fábricas, o Lean office tem como objetivo eliminar desperdícios em processos administrativos, aumentando a produtividade e acelerando os resultados.

 

Implementação

A gestão Lean procura fornecer de forma consistente valor aos clientes com os custos mais baixos (propósito), identificando e sustentando melhorias nos fluxos de valor primários e secundários (processos), por meio do envolvimento de pessoas qualificadas, motivadas e com iniciativa (pessoas). O foco da implementação deve estar nas reais necessidades dos negócios e não na simples aplicação das ferramentas Lean (LEAN INSTITUTE BRASIL, 2013).

Logo, a melhoria dos processos acontece por meio da identificação do problema e dos desperdícios, desenvolvendo mecanismos para elimina-los, assim, medindo e avaliando a mudança. Vale ressaltar que o processo é personalizado para cada empresa, não há formula a qual sejam inseridas determinadas variáveis e mostre um resultado exato. Por isso é necessário o estudo de identificação dos desperdícios a fim de modifica-los.

Assim, as tarefas são divididas em três classificações:

  1. As que realmente geram valor, relacionadas diretamente com o produto final;
  2. As que não agregam valor, mas são indispensáveis na execução de todo o conjunto de tarefas, e;
  3. As que não agregam valor e precisam ser eliminadas.

 

Mapeamento do estado atual e elaboração do mapa de estado futuro

O mapeamento do estado atual deve seguir critérios, logo, utilizando figuras gráficas para a formação do painel histórico. A seguir alguns instrumentos gráficos utilizados, sugeridos por Rossato.(2013). No entanto, a equipe pode acrescentar outros específicos de acordo com o serviço abordado:

Descrição dos ícones:

  • Fornecedores ou clientes externos – usado para mostrar clientes, fornecedores e processos de produção externos;
  • Processo de manufatura-todos os processos devem ser identificados;
  • Caminhão de entrega – usado para anotar a frequência das entregas;
  • Fluxo de informação – programação da produção ou entrega;
  • Fluxo de material – programação do material a ser utilizado na produção;
  • Espera – tempo de espera entre as etapas de cada processo;
  • Número de repetições – quantas vezes a operação se repete para finalizar o processo;
  • Número de pessoas – representa a quantidade de operadores envolvidos no processo;
  • First Pass Yield – rendimento das operações em cada processo;
  • Lead Time – tempo total da produção;
  • Process Time – tempo total de cada processo.

Uma maneira interessante de dar início é com o desenho do cliente externo e dos fornecedores, depois descrever suas solicitações; em seguida, descrever os processos de entrada e saída do fluxo de valor; em sequência, listar os detalhes do processo, desenhar o tempo de espera entre as unidades de trabalho, e por fim, descrever todas as comunicações que ocorrem no fluxo, de forma clara e objetiva.

Após concluída a elaboração do mapa de estado atual deve ser feita uma pesquisa-ação dos processos e a avaliação do fluxo, assim como o enxugamento nas rotinas, exclusões e junções de etapas, em seguida deve ser tudo documentado com a consequente elaboração do mapa de estado futuro, procurando eliminar desperdícios e diminuindo o número de dias do processo.

A seguir, uma lista de desperdícios comuns que o Lean Office ajuda a identificar e corrigir:

  • Falta de alinhamento entre as atividades executadas e os reais objetivos do processo;
  • Espera;
  • Movimentações desnecessárias;
  • Retrabalho;
  • Recursos mal utilizados;
  • Realização de procedimentos informais;
  • Checagens de trabalho;
  • Excesso de tarefas no processo;
  • Processos manuais.

 

Aumento da produtividade

Por fim, na maioria das empresas um dos principais desafios é manter a produtividade alta, evitar desperdícios e garantir a máxima eficiência. Portanto, o Lean Office se apresenta como uma metodologia, que quando aplicada de maneira correta, otimiza o alcance desse objetivo.

No entanto, essa transformação dentro dos escritórios não é tão simples e nem tão óbvia, além que não basta focar apenas em algumas áreas, pois a empresa como um todo deve contribuir para isso. Para que essa transformação aconteça é necessário que seus colaboradores estejam sempre procurando formas de melhorar os processos.

 

Tainah Benevides

Institucional

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